Die V.v.N.K. verfügt über ein Datenregister seiner Mitglieder, Aussteller, Mitarbeiter, Preisrichter und Sponsoren, in dem die folgenden Informationen enthalten sind: Name, Straße und Nummer, Postleitzahl, Stadt oder Gemeinde und Land. Für die Mitglieder gibt es eine eindeutige Zuchtnummer, für die Angestellten ihre nationale Registernummer. Eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer werden, sofern verfügbar, hinzugefügt. Während V.v.N.K. Ereignisse werden manchmal Fotos von Mitgliedern, Ausstellern, Mitarbeitern, Preisrichter und Sponsoren gemacht. Möglicherweise werden solche Fotos in der V.v.N.K. Newsletter, auf der V.v.N.K. Website oder auf dem V.v.N.K. Facebook-Konto gezeigt.

Die persönlichen Daten werden vom Vorstand verarbeitet. Jedes Mitglied kann seine Daten über den Vorstand einsehen, ändern und, falls gewünscht, löschen lassen, sofern dies die Funktionsweise des Vereins für dieses Mitglied nicht beeinträchtigt. (Bitte lesen Sie den nächsten Abschnitt für mehr Informationen zur Verwendung der persönlichen Daten.)

Die persönlichen Daten aus dem Datenregister werden für den Versand der V.v.N.K. Newsletter und andere Nachrichten verwendet. Bei der Bestellung von Ringen werden die Daten auch verwendet um die Bestellung an den Verband weiter zu leiten. Die nationalen Registernummern der Mitarbeiter unserer Jahresausstellung muss die V.v.N.K. dem RVA (Landesamt für Arbeitsbeschaffung) übertragen.

Die V.v.N.K. verpflichtet sich dazu keine personenbezogenen Daten ihrer Mitglieder Dritten zur Verfügung zu stellen, unabhängig davon, ob es sich dabei um natürliche Personen oder Unternehmen handelt.

Mitglieder die die V.v.N.K. verlassen, haben das Recht aus dem Archivregister gelöscht zu werden. Eine Ausnahme sind jedoch Mitglieder die Ringe für europäische Vögel bestellt haben. Ihre Daten müssen, gemäß der flämischen Gesetzgebung, 5 Jahre im Archiv bleiben.